Projekt ViDA (VAT in the Digital Age) zavádí povinnou elektronickou fakturaci pro přeshraniční B2B transakce v rámci EU a téměř okamžité digitální reportování dat o DPH. Pro české firmy to znamená nutnost přizpůsobit své účetní a ERP systémy tak, aby uměly pracovat se strukturovanými datovými formáty faktur a reportovat je daňové správě v reálném čase.

Co je ViDA a proč přichází?

ViDA (VAT in the Digital Age) je balíček opatření Evropské komise, jehož cílem je modernizovat systém DPH, snížit administrativní zátěž a především bojovat proti daňovým únikům. Odhaduje se, že členské státy EU přicházejí ročně na nevybrané DPH o desítky miliard eur.

Hlavními pilíři ViDA, které se přímo dotknou firemních procesů, jsou:

• Digitální reportovací povinnosti (DRR) a zavedení povinné elektronické fakturace pro přeshraniční transakce.
• Aktualizace pravidel DPH pro platformovou ekonomiku (např. ubytovací a přepravní služby).
• Rozšíření a zefektivnění systému jednoho správního místa (OSS), které zjednodušuje registraci k DPH v EU.

E-fakturace a digitální reportování (DRR) v praxi

Je klíčové pochopit, že elektronická faktura (e-faktura) ve smyslu ViDA není PDF dokument poslaný e-mailem. Jedná se o strukturovaný datový soubor (např. ve formátu XML), který je strojově čitelný. To umožňuje jeho automatické zpracování bez nutnosti ručního přepisování údajů.

Tento formát vychází z evropské normy o elektronické fakturaci (EN 16931), která je v Česku již známá z oblasti veřejných zakázek, jak zmiňuje směrnice 2014/55/EU implementovaná v zákoně č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek.

Digitální reportovací povinnost (DRR) znamená, že údaje z těchto e-faktur budou firmy muset v téměř reálném čase (v řádu několika dnů od vystavení) reportovat do centrálního evropského systému VIES. Tento systém nahradí stávající souhrnné hlášení.

Klíčové změny oproti současnému stavu

• Konec papírových a PDF faktur u přeshraničních plnění: Pro B2B transakce v rámci EU bude e-faktura ve strukturovaném formátu povinná. Souhlas odběratele s přijetím e-faktury již nebude vyžadován.
• Nahrazení souhrnného hlášení: Dnešní souhrnné hlášení, které se podává měsíčně (případně čtvrtletně) do 25 dnů po skončení období, bude nahrazeno mnohem rychlejším digitálním reportováním transakcí.
• Rozdíl oproti EET: Je důležité nezaměňovat ViDA s elektronickou evidencí tržeb (EET).
  • EET se týkalo primárně hotovostních B2C transakcí a sloužilo ke kontrole daně z příjmů.
  • ViDA se zaměřuje na B2B transakce (zpočátku přeshraniční) a jeho hlavním cílem je kontrola DPH.

Co musí české firmy udělat?

• Analýza a aktualizace softwaru: Nejdůležitějším krokem je ověřit, zda váš účetní, fakturační nebo ERP systém bude schopen generovat a přijímat e-faktury v požadovaném evropském formátu. Většina dodavatelů již na implementaci pracuje, je ale nutné se aktivně zajímat o dostupnost a cenu aktualizací.
• Revize interních procesů: Přechod na e-fakturaci je ideální příležitostí k automatizaci a zefektivnění celého procesu od vystavení faktury, přes její schválení až po zaúčtování a archivaci.
• Zajištění kvality dat: Jelikož data budou reportována téměř okamžitě, výrazně se snižuje prostor pro následné opravy. Bude klíčové zajistit správnost údajů (DIČ, kódy plnění atd.) hned při vystavení dokladu.

Časový harmonogram

Původní návrhy Evropské komise počítaly se zavedením povinné e-fakturace a DRR v několika fázích v nadcházejících letech. Ačkoliv se finální termíny mohou ještě posunout, je zřejmé, že tato změna je nevyhnutelná. Firmám se doporučuje zahájit přípravy co nejdříve a nespoléhat na odklady na poslední chvíli. Sledujte aktuální informace na portálech Finanční správy a Ministerstva financí.

Časté dotazy

Bude se e-fakturace týkat i vnitrostátních faktur v Česku? Návrh ViDA primárně zavádí povinnost pro přeshraniční plnění v rámci EU. Členským státům však dává možnost (a motivaci) zavést podobný systém i pro domácí transakce. Očekává se, že Česká republika tento krok dříve či později učiní.

Nahradí digitální reportování (DRR) také kontrolní hlášení? V dlouhodobém horizontu je velmi pravděpodobné, že jednotný systém digitálního reportování nahradí nebo integruje stávající národní reportovací povinnosti, jako je kontrolní hlášení. Přesný legislativní postup a časový rámec ale zatím nejsou stanoveny. Právnické osoby dnes podávají kontrolní hlášení do 25 dnů po skončení kalendářního měsíce.

Je e-faktura bezpečnější než PDF? Ano. Strukturované e-faktury se typicky přenášejí přes zabezpečené sítě (jako je např. Peppol), což minimalizuje riziko podvodů, phishingu a faktur s falešným číslem účtu, které jsou běžné u faktur posílaných e-mailem ve formátu PDF.

Musím kvůli ViDA pořizovat zcela nový účetní program? Pravděpodobně ne. Většina moderních účetních a ERP systémů bude na změnu připravena formou placené aktualizace nebo doplňkového modulu. U starších nebo krabicových řešení však může být přechod na novější verzi nezbytný.

Před provedením jakýchkoli zásadních změn ve vašich systémech doporučujeme konzultovat konkrétní dopady na vaši společnost s daňovým poradcem.